Salah satu hal yang cukup penting dalam penerapan tata kelola adalah menentukan ruang lingkup. Pertanyaan penting yang perlu diajukan adalah seberapa banyak pihak yang ingin dilibatkan, apakah akan melibatkan banyak pihak / hanya beberapa pihak saja. Mengapa hal ini menjadi penting? Karena penentuan ruang lingkup akan berdampak terhadap beberapa hal, diantaranya adalah:
- Besaran ruang lingkup koordinasi antar pihak-pihak yang terlibat. Semakin banyak pihak yang terlibat tentunya akan berdampak terhadap baik dan buruknya kualitas koordinasi. Perlu digarisbawahi semakin banyak pihak yang terlibat, maka untuk meningkatkan kualitas koordinasi dibutuhkan usaha yang lebih bila dibandingkan bila hanya melibatkan pihak-pihak secara terbatas.
- Lini waktu (timeline) pelaksanaan. Semakin banyak pihak yang terlibat tentunya akan membutuhkan lebih banyak waktu untuk berkoordinasi. Tentunya tidak anda inginkan lini waktu (timeline) pelaksanaan menjadi tak jelas periode selesainya dan berdampak terhadap kemauan untuk menyelesaikannya.
- Anggaran (budget) yang dibutuhkan untuk memenuhi persyaratan tata kelola seperti investasi perangkat tambahan (hardware / software) hingga pembiayaan tenaga ahli yang dibutuhkan untuk membantu pelaksanaan tata kelola.
Dari pengalaman, didapatkan beberapa cara yang dapat digunakan sebagai panduan untuk menentukan ruang lingkup tata kelola, diantaranya yaitu:
- Memperhatikan petunjuk yang diberikan oleh Regulator. Jika pihak Regulator sudah menentukan ruang lingkup, tentunya akan lebih mudah bagi Perusahaan untuk mengikuti petunjuk yang telah ditentukan. Kemudian muncul pertanyaan, apabila tidak pihak Regulator, maka yang dilakukan selanjutnya,
- Menentukan secara mandiri ruang lingkup dengan cara mewawancarai seluruh pihak-pihak yang terlibat dengan tujuan untuk menentukan tujuan yang hendak dicapai dalam penerapan tata kelola. Aktifitas wawancara ini digunakan untuk menggali informasi lebih mendetail dan kemudian memaparkan secara holistik diakhir periode wawancara.
Kemudian, hasil dari kedua aktifitas tersebut dijabarkan dalam bentuk tertulis dan secara terperinci untuk menentukan ruang lingkup tata kelola dengan panduan sebagai berikut, yaitu:
- Mencantumkan nama layanan yang masuk dalam ruang lingkup yang dapat berupa nama aplikasi, nama perangkat, dlsb.
- Mencantumkan nama pengguna yang menggunakan layanan tersebut, misalnya nama tim, nama departemen, nama divisi, dlsb.
- Mencantumkan detail lokasi pengguna berada, misalnya nama gedung, alamat, nomor lantai, dlsb.
Tentunya tidak semudah membalikkan telapak tangan untuk menentukan ruang lingkup tata kelola, dibutuhkan pengetahuan dan pengalaman yang cukup. Serta, pentingnya juga untuk melakukan konsultasi dan bimbingan dari tenaga ahli, baik dari internal maupun eksternal. Agar ketika dalam proses penilaian (audit) sertifikasi dapat berjalan dengan baik.
Oleh karena itu, rasanya sangat penting untuk melakukan finalisasi dan legalisasi ruang lingkup yang telah disepakati oleh seluruh pihak dengan secara tertulis. Agar dikemudian hari perdebatan yang dikarenakan silang pendapat dapat dihindari.